Sicher sind Sie in der Vergangenheit schon einmal auf ein PDF gestoßen, ob im Internet oder als Dateianhang in einer E-Mail. Doch wussten Sie, was ein PDF ist, warum es dieses gibt und wann es angewandt wird? Das möchten wir Ihnen im Folgenden gerne erläutern:
Was ist ein PDF?
Das von Adobe Systems entwickelte Dateiformat PDF ist ein Portable Document Format, zu deutsch etwa Transportables Dokumentenformat. Es ist eine plattformübergreifende Datei. Dies bedeutet, dass ein PDF auf sämtlichen bekannten Betriebssystemen (z. B. Windows, Unix, Mac OS) angewandt werden kann. Aufgabe dieses Dateiformats ist die originalgetreue Wiedergabe eines Dokuments, Bildern und Grafiken. Dabei ist es egal, wie umfangreich ein Dokument formatiert wurde. Ein in ein PDF konvertiertes Dokument soll immer in der Form betrachtet und ausgedruckt werden können, wie es der Autor erstellt hat. Zur Betrachtung einer PDF-Datei benötigen Sie den kostenlosen Adobe-Reader.
Zudem bietet ein PDF den Vorteil, dass in diesem Dokument leicht navigiert werden kann. Das kann mittels Eingabe der gewünschten aufzurufenden Seitenzahl oder anklickbarem Inhaltsverzeichnis erfolgen.
Wann wird es angewandt?
Das PDF ist weit verbreitet. Es findet Anwendung in folgenden Bereichen:
- E-Books (Anleitungen, Bücher, Romane, Ratgeber)
- Elektronische Zeitschriften
- Online-Bewerbungen (Anschreiben, Lebenslauf, Referenzen)
- Produktdatenblätter in Onlineshops
- Informationsaustausch im Unternehmensbereich
Mit großer Sicherheit haben Sie auch schon mal in einem dieser Bereiche ein PDF erhalten.
Wie erstelle ich ein PDF?
Die Erstellung eines PDF ist kostenfrei und relativ simpel, solange es sich um eine zusammenhängende Datei handelt (z.B. ein mehrseitiges Dokument). Hier lohnt sich der Einsatz eines Online-Konvertierungsprogramms (z.B. PDF24 - Online PDF Converter). Einfach über die Schaltfläche Durchsuchen die zu konvertierende Datei auswählen, die eigene E-Mailadresse eingeben und anschließend auf die Schaltfläche konvertieren und verschicken klicken. Kurze Zeit später erhalten Sie Ihr PDF als E-Mail.
Zur Erstellung von PDF aus mehreren Dateien lohnt sich der Download der Open-Source-Variante PDFCreator, welches kostenfrei erhältlich ist.
Bei der Installation dieses Programms implementiert sich PDFCreator als Druckertreiber auf dem lokalen Rechner. Das zu konvertierende Dokument wird auf herkömmliche Weise geöffnet und unter Menü -> Datei -> Drucken der gewünschte Drucker, in diesem Fall PDFCreator, ausgewählt. Nachdem Sie die Schaltfläche OK anklicken, öffnet sich der PDFCreator-Dialog, in welchem Sie die Schaltfläche Speichern und den Zielordner auswählen. Jetzt wird Ihr PDF-Dokument erzeugt.
Möchten Sie mehrere Dokumentendateien zu einem PDF zusammenführen, dann gehen Sie wie folgt vor:
Sie öffnen wie gewohnt Ihr zu konvertierendes Dokument. Anschließend rufen Sie unter Menü -> Datei -> Drucken das Druckmenü auf und klicken auf OK. Jetzt öffnet sich derPDFCreator-Dialog. Hier wählen Sie die Schaltfläche Warten/Sammeln. Nun erscheint der PDF Druckmonitor. Das erste zu konvertierende Dokument ist markiert. Über die Schaltfläche Hinzufügen kann nun ein weiteres Dokument ausgewählt werden. Dieses wird anschließend ebenfalls im Druckmonitor angezeigt. Nun können weitere Dokumente hinzugefügt werden.
Sobald Sie alle Dokumente aufgelistet haben, müssen diese noch zusammengeführt werden. Dazu markieren Sie die Dateien, indem Sie im Druckmonitor zuerst den ersten Eintrag anklicken und bei gedrückter Hochstelltaste (Shift) den letzten Eintrag anklicken. Jetzt wählen Sie im Menü -> Dokument -> Zusammenfügen. Nun nur noch ein Klick auf das Druckersymbol im Druckmonitor, einen Dateinamen für das neue PDF bestimmen und auf Speichern klicken und im gewünschte Zielordner abspeichern.
